Registrar y controlar gastos de la clínica

El submódulo de Gastos es el centro donde se visualizan y controlan todos los egresos de tu clínica: comisiones a doctores, costos de laboratorio, materiales y gastos administrativos. Lo importante es que no necesitas registrar todo manualmente aquí — muchos gastos se agregan automáticamente desde el expediente del paciente mientras trabajas.

Cómo llegan los gastos a este módulo

En Zendy, los gastos se pueden registrar de varias maneras. El sistema está diseñado para que captures los costos en el momento clínico, no después:

Desde el expediente del paciente (la forma más común)

Cuando registras un tratamiento en la historia dental de un paciente:

1. Agregas el tratamiento desde el expediente

2. Si asignaste un doctor a ese tratamiento, el sistema te pregunta automáticamente si quieres registrar una comisión para ese doctor

3. Si aceptas, el gasto se registra al instante y aparece aquí en el módulo de Gastos

Esto te permite capturar comisiones en el momento exacto en que se realiza el trabajo clínico, sin tener que recordarlo después.

Desde el detalle del tratamiento

En la pantalla de detalle de cualquier tratamiento hay una sección de Finanzas donde puedes agregar:

• Comisiones al doctor que realizó el tratamiento

• Costos de laboratorio asociados a ese tratamiento

• Materiales que se utilizaron

Todo lo que registres desde ahí viaja automáticamente al módulo de Gastos, donde se clasifica como "Costo" (porque está directamente relacionado con un tratamiento).

Directamente desde el módulo de Gastos

También puedes registrar gastos generales que no están asociados a un tratamiento específico, como:

• Renta de la clínica

• Servicios (luz, agua, internet)

• Material de oficina

• Mantenimiento de equipo

• Cualquier otro gasto operativo o administrativo

Estos se registran manualmente aquí y se clasifican como "Gasto" (operativo/administrativo).

Cómo acceder al módulo de Gastos

Desde cualquier pantalla de Zendy:

1. Abre el menú lateral izquierdo

2. Busca la sección Finanzas

3. Haz clic en Gastos

Qué información ves en Gastos

Al entrar al módulo verás tres indicadores principales en la parte superior:

• Total General: suma de todos los egresos registrados (costos + gastos)

• Total Costos: gastos directamente relacionados con tratamientos (comisiones, laboratorio, materiales)

• Total Gastos: egresos operativos y administrativos de la clínica

Debajo de los indicadores está la tabla con el historial completo, donde aparecen todos los gastos sin importar cómo se hayan registrado: los que agregaste desde el expediente, los que capturaste en el detalle del tratamiento, y los que registraste directamente aquí.

Cómo registrar un gasto general

Para agregar un gasto que no está asociado a un tratamiento específico:

1. Haz clic en el botón Registrar gasto en la esquina superior derecha

2. Se abrirá un formulario donde puedes capturar:

   • Descripción: qué se pagó (obligatorio)

   • Monto: cantidad exacta del gasto

   • Fecha: cuándo ocurrió (por defecto toma el día actual)

   • Cuenta contable: si es un Costo (relacionado a tratamientos) o un Gasto (operativo/administrativo)

   • Método de pago: efectivo, transferencia, tarjeta, etc.

   • Doctor: si es una comisión o asociado a un doctor específico

   • Sucursal: si manejas múltiples ubicaciones

   • Nota: cualquier detalle adicional

   • Comprobante: puedes adjuntar facturas o recibos

3. Guarda el registro

Filtrar y buscar gastos

Cuando tienes muchos registros, puedes usar los controles de búsqueda y filtros para encontrar exactamente lo que necesitas:

• Búsqueda por descripción: encuentra gastos por nombre o concepto

• Filtros por fecha: consulta gastos de un periodo específico

• Filtros por cuenta contable: separa costos de gastos

• Filtros por método de pago, doctor o sucursal: análisis más detallados

También puedes exportar toda la información a Excel para hacer análisis más profundos fuera de Zendy.

Qué puedes hacer desde Gastos

Desde este módulo puedes:

• Ver el control total de egresos de tu clínica en un solo lugar

• Registrar gastos generales y administrativos

• Consultar todos los costos de tratamientos (aunque se hayan registrado desde el expediente)

• Revisar y editar gastos registrados previamente

• Eliminar registros incorrectos

• Ver comprobantes adjuntos

• Exportar reportes a Excel para análisis contable

¿Qué hacer después?

Con los gastos registrados y organizados, puedes revisar cómo impactan tu rentabilidad en el Dashboard y comparar tus ingresos contra tus egresos.

• Dashboard: Reportes Financieros y KPIs

• Gestionar ingresos, costos y pagos de tratamientos